구글 문서 공유해서 공동 작업하는 방법

문서를 공유하는 방법에는 이메일로 보내거나 메신저로 파일을 보내는 경우가 많을 것입니다. 근데 해당 방법은 서로 확인을 해야 한다는 점에서 작업 공유가 불편합니다. 그래서 구글 문서 또는 에버노트를 사용하게 되면 공동 작업이 편합니다.

에버노트는 예전에는 무료로 사용할 수 있었지만 이제는 용량을 더 사용하기 위해서는 결제를 해야 하는 만큼 사용자가 줄어들고 있고 구글 드라이브를 활용하여 용량 부담이 없고 공동 작업도 가능한 구글 문서 도구가 많이 사용되고 있습니다.

그래서 구글 문서를 활용해서 공동 작업을 할 수 있는 방법에 대해서 알아보겠습니다.

구글 문서

구글 문서는 프로그램 설치 없이 웹 환경에서 사용할 수 있는 문서 작성 도구로 구글 홈 화면에서 위에 표시한 곳을 누르게 되면 다양한 도구들이 나오며 그 중에서 문서로 들어가시면 됩니다.

구글 문서로 들어가서 작성을 하신 후에 공유를 하고 싶다면 두 가지 방법이 있는데 상단 메뉴에서 파일을 누르고 공유를 하는 것과 우측 상단에 공유 버튼을 누르는 것입니다.

공유 버튼을 누르게 되면 위에 보이는 팝업 창이 나오게 되는데 여기서 사용자에 공유할 이메일 주소를 입력하시고 우측에 연필 아이콘을 클릭해서 수정 가능, 댓글 작성, 보기 가능 권한 설정을 하신 다음 완료 누르시면 해당 이메일로 공유됩니다.

상대방은 위와 같은 메일을 받게 되고 문서에서 열기를 누르게 되면 작성된 문서를 보고 수정을 할 수 있습니다. 수정한 내용은 실시간으로 반영이 되기 때문에 공동으로 작업을 할 수 있습니다.

링크 공유는 상단에 < 공유 가능한 링크 가져오기 >를 클릭하게 되면 활성화되고 새로운 옵션이 나오게 됩니다. 여기서 링크가 있는 모든 사용자가 수정할 수 있음을 선택하시면 됩니다.

링크 권한을 선택하셨다면 링크 복사 버튼을 누르시거나 아래에 있는 링크를 복사해서 공유할 사용자에게 보내시면 됩니다.

이메일과 링크를 통해서 공유를 할 경우 세부적인 권한 설정이 가능한데 공유 팝업 창에서 우측 아래에 고급으로 들어가시면 됩니다.

고급으로 들어가게 되면 액세스 권한이 있는 사용자에서 변경을 볼 수 있고 이것을 클릭하시면 됩니다.

변경으로 들어가게 되면 3가지의 옵션을 볼 수 있는데 첫 번째는 모든 인터넷 사용자가 권한을 가지고 로그인도 필요가 없습니다. 두 번째는 링크가 있는 사용자는 액세스할 수 있고 로그인은 필요가 없습니다. 세 번째는 공유한 사람이 지정한 사용자만 권한을 가지게 됩니다.

고급 설정 하단에는 소유자 설정이 있으며 여기서 새 사용자를 추가할 수 있는 권한과 다운로드, 인쇄, 복사를 사용 중지할 수 있습니다.

구글 문서 공유는 공동 작업을 할 수 있다는 점과 권한 설정으로 세부적으로 관리도 가능하기 때문에 회사, 팀에서 많이 사용하고 있습니다. 문서를 공동으로 작업하고 싶다면 구글 문서를 이용해서 편하게 작업해보시길 바랍니다.

▶ 크롬 오피스 브라우저에서 문서 작성 및 수정